A secretaria deve funcionar como elo entre todos os setores da Casa e a Diretoria, entre si mesmos, bem como entre a comunidade geral, espírita, local ou não.

Além de suas funções básicas de secretariar e registrar os interesses da Casa, deve cuidar do arquivamento de informações e da prestação dessas informações, tendo agilidade no encaminhamento dos assuntos que lhe cheguem, providenciando as respostas que lhe cabem. Deve também ter as informações sobres as tarefas da instituição sempre à mão, e providenciar adequado arquivamento dos documentos constitutivos e patrimoniais da Casa.

Deve promover a coleta, guarda e divulgação de, entre outras coisas: dados informativos dos sócios, dados informativos dos voluntários por atividade, dados informativos dos freqüentadores.

Deve trabalhar em perfeita sintonia com o Diretor de Patrimônio.

Manter revisão periódica em:

Rede elétrica, hidráulica, estrutura do prédio, alvenaria, pintura, ajardinamento, extintores contra incêndio, botijões de gás, limpeza de caixas d'água, dedetização, adequação do espaço e dependências para deficientes físicos.

Enfim, zelar pelo patrimônio da Casa.

O Diretor Presidente é o responsável, baseado no estatuto da Casa, de admitir e demitir pessoal assalariado e contratar serviços de terceiros para tarefas especializadas, havendo, contudo a necessidade de que tais contratações sejam referendadas pela Diretoria Executiva.

Manter em dia os termos de adesão do voluntário com a Casa.

Programa de Incentivo a Novos Voluntários:
- Aos dirigentes e coordenadores cabe a iniciativa de identificar, dentre os freqüentadores, inclusive da Mocidade, aqueles que estão em condições de serem convidados a participar das atividades gerais da Casa, ensejando oportunidade de formação de novos trabalhadores.

Formação e Treinamento de Equipes:
- Promoção de treinamento para os trabalhadores e iniciantes, fomentando o melhor preparo de cada um no desempenho de suas tarefas, quer sejam administrativas, quer sejam doutrinárias. O revezamento de trabalhadores é salutar para o crescimento espiritual de cada um e para melhor realização das tarefas.
- A freqüência constante em cursos e estudos, é de fundamental importância para o trabalhador, tanto para sua formação moral, quanto para o seu trabalho voluntário.

Relações Humanas:
- A base do relacionamento humano deve ser sempre a caridade e a fraternidade.

Relação com outros Departamentos:
-É fundamental que todos os departamentos comuniquem ao Departamento de Voluntários a entrada ou saída de trabalhadores.
-Os departamentos devem encaminhar diretamente ao Departamento de Voluntários, solicitação de novos trabalhadores, bem como problemas enfrentados com os mesmos.

Providenciar, a pedido do presidente da Casa, editais de convocação das Reuniões ordinárias e extraordinárias da Diretoria Executiva.

Elaborar, detalhar e fazer cumprir pautas das reuniões de acordo com solicitação de departamentos.

Os pronunciamentos dos responsáveis pelos Departamentos nas reuniões de diretoria devem ser alternados, em sua ordem, a cada reunião.

É obrigação de todos os departamentos providenciarem sua representatividade nas reuniões de diretoria, por pelo menos um responsável (cada departamento será composto por no mínimo dois responsáveis).

Para um maior aproveitamento das reuniões, é aconselhável que estas se realizem em no máximo duas horas.

Venda de Livros Espíritas, CDs, DVDs, e peças artesanais confeccionadas pelas voluntárias da Casa.

Tarefas:
- Encomenda de livros.
- Listagem dos livros para venda.
- Controle das vendas.
- Fornecer a cada final de mês, relação de número de livros comprados e vendidos, para relatório mensal de atividades da Casa.

Horário de Funcionamento:
- Segunda-feira e quarta-feira, das 19 às 21 horas.
- Terça-feira, das 19 às 20 horas.
- Sábado, das 8 às 9:50 horas.

Para associar-se à Biblioteca é necessário:
- Ser maior de idade.
- Preencher ficha na livraria.
- Assinar termo de compromisso pelo material emprestado.
- Não atrasar a devolução.

Solicitação de livros:
- A solicitação de livros, fitas, CDs e DVDs para empréstimo, deverá ser feita, exclusivamente, pelo próprio associado.
- Cada usuário poderá solicitar apenas um livro de cada vez.
- O prazo de empréstimo de livros é de 30 (trinta) dias, fitas, CDs, DVDs e livros para evangelização é de 1 (uma) semana, podendo ser renovado, caso não haja procura por outro associado (lista de espera).
- Todo o usuário, em caso de extravio do material emprestado, deve responsabilizar-se por sua reposição.
- Não serão atendidas novas solicitações do mesmo usuário, enquanto não ocorrer a devolução ou o ressarcimento do material emprestado.
- Qualquer situação distinta das mencionadas acima, deverá ocorrer consulta ao responsável pela Biblioteca e/ou Coordenadores da Área Administrativa.

Solicitação de livros:
- Catalogar e encapar os livros.
- Controlar rigorosamente o empréstimo e recebimento dos livros.
- Listar e manter em dia a listagem dos livros.
- Fazer e preencher corretamente a ficha de sócio.
- Manter em dia a listagem dos sócios.
- Manter rigoroso controle de devolução do material emprestado.

Requisitos e atribuições dos sócios:
- Ser maior de idade.
- Preencher e assinar ficha de inscrição na livraria, observando a leitura das regras estipuladas.
- Cada sócio terá direito a 1 (um) livro por mês.
- A escolha mensal do livro é de responsabilidade dos coordenadores do CLE, e não pode ser substituído em caso algum.
- O sócio tem o compromisso de retirar o livro no decorrer do mês correspondente, de preferência até o dia 10 (dez).
- O desligar-se do CLE, é necessário um aviso com 2 (dois) meses de antecedência.

Horário de Funcionamento:
- De terças às quintas-feiras das 8 as 17 horas.

Imprescindível manter todas as doações ao serem recebidas, em local específico por 24 horas, para que sejam higienizadas pelo plano espiritual.

Responsabilidade por distribuição e controle de peças doadas aos irmãos assistidos.

A padaria do CE Paulo de Tarso é uma importante fonte de captação de recursos para a Casa, mantida por voluntários sob a coordenação de uma responsável. Entretanto, é importante ressaltar que o trabalho voluntário nesse setor exige muita disciplina, principalmente no que tange ao tempo de dedicação dentro da atividade.

Todas as segundas-feiras a equipe reúne-se para as tarefas no horário das 8 às 20 horas, preparando e vendendo pães, salgados e doces. Há a possibilidade e intenção de crescimento, necessitando para isso, o treinamento e comprometimento de novos voluntários.

Importante ressaltar que a equipe da padaria também se responsabiliza por eventos como: Chá da Mamãe, Feijoada Fraterna, Recepção de Convidados, Confraternizações Internas e Festas do Município, quando da participação do Paulo de Tarso.


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